Niniejsza polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez Avant Group Sp. z o.o. w związku z korzystaniem ze strony internetowej biuro-avant.pl oraz usług rekrutacyjnych świadczonych przez spółkę, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz polską ustawą o ochronie danych osobowych.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest:
Avant Group Sp. z o.o.
ul. Grójecka 194/U3
02-390 Warszawa
KRS: 0001069126
NIP: 7011174500
REGON: 526942031
E-mail: f.rutkowski@biuro-avant.pl

Spółka wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego. Reprezentacja: Jan Niklas Michalczonek, Prezes Zarządu, Chris Eike Czada, Członek Zarządu.

We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych mogą Państwo kontaktować się z nami pod powyższym adresem e-mail.

2. Zakres zbieranych danych

W zależności od celu przetwarzania możemy zbierać następujące kategorie danych osobowych:

• Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, tytuł zawodowy, nazwa firmy/kancelarii,
• Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny,
• Dane zawodowe (kandydatów): CV, wykształcenie, doświadczenie zawodowe, kwalifikacje, region pracy, oczekiwania finansowe, gotowość do zmiany pracy,
• Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, identyfikatory cookies, dane o aktywności na stronie,
• Dane z formularzy kontaktowych i korespondencji: treść wiadomości, załączniki, data i czas kontaktu.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Państwa dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

a) Nawiązanie i realizacja współpracy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o świadczenie usług rekrutacyjnych lub podjęcia działań na Państwa żądanie przed jej zawarciem (np. rozmowa wstępna, przygotowanie oferty).

b) Procesy rekrutacyjne (art. 6 ust. 1 lit. a, b i f RODO)

Dla kandydatów: na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a) oraz naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na kojarzeniu kandydatów z ofertami pracy naszych klientów (art. 6 ust. 1 lit. f). Dane specjalnych kategorii przetwarzamy wyłącznie na podstawie wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).

c) Obsługa zapytań kontaktowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

W oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes polegający na udzielaniu odpowiedzi na kierowane do nas pytania.

d) Marketing bezpośredni własnych usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

W zakresie niezbędnym do informowania o naszej ofercie, wyłącznie w ramach istniejącej relacji biznesowej lub na podstawie wyraźnej zgody.

e) Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

W szczególności w zakresie prawa podatkowego, rachunkowego oraz obowiązków archiwizacyjnych.

f) Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

W oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes.

4. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do osiągnięcia celu przetwarzania:

• dane związane z zawartą umową, przez czas trwania umowy oraz okres wynikający z przepisów prawa (m.in. do 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku),
• dane kandydatów w bazie rekrutacyjnej, do 3 lat od ostatniego kontaktu lub do momentu wycofania zgody,
• dane z formularzy kontaktowych, przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi oraz do 12 miesięcy po zakończeniu korespondencji,
• dane techniczne (logi serwera), do 12 miesięcy,
• dane związane z dochodzeniem roszczeń, do upływu terminu przedawnienia.

5. Odbiorcy danych

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotom przetwarzającym dane na nasze zlecenie (np. dostawcom hostingu, usług IT, narzędzi CRM, usług mailingowych),
• kancelariom prawnym, podatkowym oraz audytorom w niezbędnym zakresie,
• organom władzy publicznej, jeżeli wynika to z obowiązujących przepisów prawa,
• klientom rekrutacyjnym, wyłącznie w zakresie niezbędnym do przedstawienia kandydata i wyłącznie za jego zgodą.

Ze wszystkimi podmiotami przetwarzającymi zawarliśmy umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO.

6. Przekazywanie danych do państw trzecich

Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). W przypadku korzystania z narzędzi, których dostawcy mają siedzibę poza EOG (np. niektórych usług chmurowych), przekazywanie odbywa się wyłącznie do krajów, wobec których Komisja Europejska wydała decyzję o odpowiednim stopniu ochrony, lub na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 RODO).

7. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:

• Prawo dostępu do swoich danych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO),
• Prawo do sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych (art. 16 RODO),
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym", art. 17 RODO),
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO),
• Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania, w szczególności w celach marketingowych (art. 21 RODO),
• Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO),
• Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

Aby skorzystać z powyższych praw, prosimy o kontakt pod adresem: f.rutkowski@biuro-avant.pl.

8. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach niezbędne do skorzystania z naszych usług (np. do zawarcia umowy, udziału w procesie rekrutacyjnym, otrzymania odpowiedzi na zapytanie).

9. Pliki cookies i technologie śledzące

Nasza strona internetowa korzysta z plików cookies oraz podobnych technologii. Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane w Państwa urządzeniu końcowym podczas korzystania ze strony.

Rodzaje wykorzystywanych cookies:

• Cookies niezbędne, umożliwiają podstawowe funkcje strony (np. zachowanie sesji, dostęp do obszarów chronionych). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Przechowywane przez czas sesji lub do 12 miesięcy.
• Cookies funkcjonalne, umożliwiają zapamiętanie Państwa preferencji (np. język, wybór regionu). Podstawa: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• Cookies analityczne, pomagają nam zrozumieć sposób korzystania ze strony i ją ulepszać (np. Google Analytics, Meta Pixel). Podstawa: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• Cookies marketingowe, używane do wyświetlania spersonalizowanych reklam na innych stronach. Podstawa: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Zarządzanie cookies:

W każdej chwili mogą Państwo zmienić ustawienia dotyczące cookies w ustawieniach przeglądarki. Wyłączenie niektórych cookies może jednak ograniczyć funkcjonalność strony.

10. Usługi zewnętrzne

Na stronie korzystamy z następujących narzędzi dostawców zewnętrznych:

• Adobe Typekit (Adobe Fonts), dostawa fontów typograficznych. Administratorem danych jest Adobe Inc., USA. Polityka prywatności: adobe.com/privacy.html.
• Calendly, umawianie rozmów online. Administratorem danych jest Calendly LLC, USA. Polityka prywatności: calendly.com/privacy.

Dane przekazywane tym dostawcom przetwarzane są zgodnie z ich własnymi politykami prywatności. Podstawę prawną stanowi Państwa zgoda lub nasz prawnie uzasadniony interes, w zależności od rodzaju usługi.

11. Dane gromadzone automatycznie

Podczas odwiedzania naszej strony nasze serwery automatycznie zapisują informacje techniczne, takie jak:

• adres IP,
• typ i wersja przeglądarki,
• system operacyjny,
• strona, z której nastąpiło przekierowanie (referrer),
• data i godzina zapytania serwera.

Dane te są gromadzone w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, diagnostyki błędów oraz bezpieczeństwa (ochrona przed nadużyciami). Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

12. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę Państwa danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą lub ujawnieniem. Należą do nich m.in.:

• szyfrowanie transmisji (SSL/TLS),
• kontrola dostępu do systemów i bazy danych,
• regularne aktualizacje oprogramowania,
• umowy powierzenia z podmiotami przetwarzającymi,
• szkolenia personelu w zakresie ochrony danych.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Państwa dane mogą podlegać częściowo zautomatyzowanej analizie (matching) w celu dopasowania profilu kandydata do wymagań klienta. Proces ten nie podejmuje jednak ostatecznych decyzji wywołujących skutki prawne ani w podobny sposób istotnie wpływających na osobę, której dane dotyczą, ostateczną decyzję o przedstawieniu kandydata klientowi podejmuje zawsze człowiek.

14. Dane osób niepełnoletnich

Usługi Avant Group Sp. z o.o. skierowane są wyłącznie do osób pełnoletnich, pracodawców (przedsiębiorców) oraz kandydatów posiadających pełną zdolność do czynności prawnych. Nie zbieramy świadomie danych osób, które nie ukończyły 16. roku życia. W przypadku powzięcia informacji, że przetwarzamy dane osoby niepełnoletniej bez odpowiedniej zgody, dane te zostaną niezwłocznie usunięte.

15. Procedura realizacji praw

W celu skorzystania z przysługujących Państwu praw (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw, wycofanie zgody) prosimy o kontakt pod adresem e-mail f.rutkowski@biuro-avant.pl lub pisemnie na adres siedziby spółki.

W zgłoszeniu prosimy o wskazanie:

• imienia i nazwiska oraz danych kontaktowych,
• rodzaju żądania (np. dostęp do danych, usunięcie, sprostowanie),
• w miarę możliwości, wskazania kontekstu przetwarzania (np. „udział w procesie rekrutacyjnym", „zapytanie z formularza kontaktowego").

Odpowiedzi udzielamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od otrzymania żądania. W szczególnie skomplikowanych przypadkach termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Państwa poinformujemy.

Informujemy, że w celu weryfikacji tożsamości osoby kierującej żądanie możemy prosić o podanie dodatkowych informacji umożliwiających jej jednoznaczne zidentyfikowanie.

16. Organ nadzorczy

Osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
Telefon: +48 22 531 03 00
Strona internetowa: uodo.gov.pl

17. Formularze kontaktowe i umawianie rozmów

Na Stronie udostępniamy możliwość umówienia rozmowy wstępnej za pośrednictwem zewnętrznego narzędzia (Calendly). W procesie umawiania rozmowy zbieramy: imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu oraz informacje o firmie i celu rozmowy. Dane te przetwarzamy w celu przygotowania i przeprowadzenia rozmowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz w naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Calendly LLC (dostawca narzędzia) działa jako odrębny administrator oraz jako podmiot przetwarzający w zakresie opisanym w umowie powierzenia. Szczegóły dostępne są w polityce prywatności Calendly: calendly.com/privacy.

18. Kandydaci, szczegółowe informacje

Jeżeli biorą Państwo udział w procesie rekrutacyjnym prowadzonym przez Avant Group Sp. z o.o., przekazywane nam dane (w szczególności CV, list motywacyjny, dane kontaktowe, informacje o doświadczeniu i oczekiwaniach) przetwarzamy w celu:

• kojarzenia Państwa profilu z ofertami pracy naszych klientów,
• kontaktu telefonicznego i e-mailowego w sprawie bieżących i przyszłych procesów rekrutacyjnych (na podstawie zgody),
• oceny kwalifikacji zawodowych i dopasowania do kultury organizacyjnej potencjalnego pracodawcy.

Przekazanie CV pracodawcy następuje wyłącznie po uzyskaniu Państwa wyraźnej zgody i po uprzednim zapoznaniu Państwa z ofertą.

Zgodę na udział w procesach rekrutacyjnych można w każdej chwili wycofać bez podania przyczyny, wystarczy wysłać wiadomość na adres f.rutkowski@biuro-avant.pl.

19. Klienci, szczegółowe informacje

Jeżeli reprezentują Państwo podmiot korzystający z naszych usług rekrutacyjnych, przetwarzamy dane osób kontaktowych (imię, nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe, firmowy adres e-mail i telefon) oraz dane niezbędne do realizacji umowy. Podstawą prawną jest:

• wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• wypełnienie obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych i księgowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

20. Zmiany polityki prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej polityki prywatności w związku ze zmianami przepisów prawa, zmianami sposobu przetwarzania danych lub wdrażaniem nowych narzędzi i usług. O istotnych zmianach poinformujemy na niniejszej stronie internetowej lub drogą e-mailową w stosunku do osób, z którymi pozostajemy w regularnym kontakcie. Data ostatniej aktualizacji podana jest na końcu dokumentu.

21. Kontakt w sprawach ochrony danych

W razie pytań dotyczących niniejszej polityki prywatności lub sposobu przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt:

Avant Group Sp. z o.o.
ul. Grójecka 194/U3
02-390 Warszawa
E-mail: f.rutkowski@biuro-avant.pl

Odpowiadamy w ciągu maksymalnie 30 dni od otrzymania zapytania, a w sprawach dotyczących realizacji praw osób, których dane dotyczą, w terminach przewidzianych w RODO (zob. punkt 15).

Ostatnia aktualizacja: kwiecień 2026