Niniejsza polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez Avant Group Sp. z o.o. w związku z korzystaniem ze strony internetowej biuro-avant.pl oraz usług rekrutacyjnych świadczonych przez spółkę, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz polską ustawą o ochronie danych osobowych.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Państwa danych osobowych jest:
Avant Group Sp. z o.o.
ul. Grójecka 194/U3
02-390 Warszawa
KRS: 0001069126
NIP: 7011174500
REGON: 526942031
E-mail: kontakt@biuro-avant.pl
Spółka wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego. Reprezentacja: Jan Niklas Michalczonek, Prezes Zarządu, Chris Eike Czada, Członek Zarządu.
We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych mogą Państwo kontaktować się z nami pod powyższym adresem e-mail.
2. Zakres zbieranych danych
W zależności od celu przetwarzania możemy zbierać następujące kategorie danych osobowych:
- Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, tytuł zawodowy, nazwa firmy/kancelarii,
- Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny,
- Dane zawodowe (kandydatów): CV, wykształcenie, doświadczenie zawodowe, kwalifikacje, region pracy, oczekiwania finansowe, gotowość do zmiany pracy,
- Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, identyfikatory cookies, dane o aktywności na stronie,
- Dane z formularzy kontaktowych i korespondencji: treść wiadomości, załączniki, data i czas kontaktu.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Państwa dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:
a) Nawiązanie i realizacja współpracy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o świadczenie usług rekrutacyjnych lub podjęcia działań na Państwa żądanie przed jej zawarciem (np. rozmowa wstępna, przygotowanie oferty).
b) Procesy rekrutacyjne (art. 6 ust. 1 lit. a, b i f RODO)
Dla kandydatów: na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a) oraz naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na kojarzeniu kandydatów z ofertami pracy naszych klientów (art. 6 ust. 1 lit. f). Dane specjalnych kategorii przetwarzamy wyłącznie na podstawie wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).
c) Obsługa zapytań kontaktowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
W oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes polegający na udzielaniu odpowiedzi na kierowane do nas pytania.
d) Marketing bezpośredni własnych usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
W zakresie niezbędnym do informowania o naszej ofercie, wyłącznie w ramach istniejącej relacji biznesowej lub na podstawie wyraźnej zgody.
e) Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
W szczególności w zakresie prawa podatkowego, rachunkowego oraz obowiązków archiwizacyjnych.
f) Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
W oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes.
4. Okres przechowywania danych
Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do osiągnięcia celu przetwarzania:
- dane związane z zawartą umową, przez czas trwania umowy oraz okres wynikający z przepisów prawa (m.in. do 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku),
- dane kandydatów w bazie rekrutacyjnej, do 3 lat od ostatniego kontaktu lub do momentu wycofania zgody,
- dane z formularzy kontaktowych, przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi oraz do 12 miesięcy po zakończeniu korespondencji,
- dane techniczne (logi serwera), do 12 miesięcy,
- dane związane z dochodzeniem roszczeń, do upływu terminu przedawnienia.
5. Odbiorcy danych
Państwa dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
- podmiotom przetwarzającym dane na nasze zlecenie (np. dostawcom hostingu, usług IT, narzędzi CRM, usług mailingowych),
- kancelariom prawnym, podatkowym oraz audytorom w niezbędnym zakresie,
- organom władzy publicznej, jeżeli wynika to z obowiązujących przepisów prawa,
- klientom rekrutacyjnym, wyłącznie w zakresie niezbędnym do przedstawienia kandydata i wyłącznie za jego zgodą.
Ze wszystkimi podmiotami przetwarzającymi zawarliśmy umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO.
6. Przekazywanie danych do państw trzecich
Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). W przypadku korzystania z narzędzi, których dostawcy mają siedzibę poza EOG (np. niektórych usług chmurowych), przekazywanie odbywa się wyłącznie do krajów, wobec których Komisja Europejska wydała decyzję o odpowiednim stopniu ochrony, lub na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 RODO).
7. Prawa osób, których dane dotyczą
W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:
- Prawo dostępu do swoich danych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO),
- Prawo do sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych (art. 16 RODO),
- Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym", art. 17 RODO),
- Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
- Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO),
- Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania, w szczególności w celach marketingowych (art. 21 RODO),
- Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO),
- Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).
Aby skorzystać z powyższych praw, prosimy o kontakt pod adresem: kontakt@biuro-avant.pl.
8. Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach niezbędne do skorzystania z naszych usług (np. do zawarcia umowy, udziału w procesie rekrutacyjnym, otrzymania odpowiedzi na zapytanie).
9. Pliki cookies i technologie śledzące
Nasza strona internetowa korzysta z plików cookies oraz podobnych technologii. Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane w Państwa urządzeniu końcowym podczas korzystania ze strony.
Rodzaje wykorzystywanych cookies:
- Cookies niezbędne, umożliwiają podstawowe funkcje strony (np. zachowanie sesji, dostęp do obszarów chronionych). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Przechowywane przez czas sesji lub do 12 miesięcy.
- Cookies funkcjonalne, umożliwiają zapamiętanie Państwa preferencji (np. język, wybór regionu). Podstawa: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
- Cookies analityczne, pomagają nam zrozumieć sposób korzystania ze strony i ją ulepszać (np. Google Analytics, Meta Pixel). Podstawa: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
- Cookies marketingowe, używane do wyświetlania spersonalizowanych reklam na innych stronach. Podstawa: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Zarządzanie cookies:
W każdej chwili mogą Państwo zmienić ustawienia dotyczące cookies w ustawieniach przeglądarki. Wyłączenie niektórych cookies może jednak ograniczyć funkcjonalność strony.
10. Usługi zewnętrzne
Na stronie korzystamy z następujących narzędzi dostawców zewnętrznych:
- Adobe Typekit (Adobe Fonts), dostawa fontów typograficznych. Administratorem danych jest Adobe Inc., USA. Polityka prywatności: adobe.com/privacy.html.
- Calendly, umawianie rozmów online. Administratorem danych jest Calendly LLC, USA. Polityka prywatności: calendly.com/privacy.
Dane przekazywane tym dostawcom przetwarzane są zgodnie z ich własnymi politykami prywatności. Podstawę prawną stanowi Państwa zgoda lub nasz prawnie uzasadniony interes, w zależności od rodzaju usługi.
11. Dane gromadzone automatycznie
Podczas odwiedzania naszej strony nasze serwery automatycznie zapisują informacje techniczne, takie jak:
- adres IP,
- typ i wersja przeglądarki,
- system operacyjny,
- strona, z której nastąpiło przekierowanie (referrer),
- data i godzina zapytania serwera.
Dane te są gromadzone w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, diagnostyki błędów oraz bezpieczeństwa (ochrona przed nadużyciami). Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
12. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę Państwa danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą lub ujawnieniem. Należą do nich m.in.:
- szyfrowanie transmisji (SSL/TLS),
- kontrola dostępu do systemów i bazy danych,
- regularne aktualizacje oprogramowania,
- umowy powierzenia z podmiotami przetwarzającymi,
- szkolenia personelu w zakresie ochrony danych.
13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Państwa dane mogą podlegać częściowo zautomatyzowanej analizie (matching) w celu dopasowania profilu kandydata do wymagań klienta. Proces ten nie podejmuje jednak ostatecznych decyzji wywołujących skutki prawne ani w podobny sposób istotnie wpływających na osobę, której dane dotyczą, ostateczną decyzję o przedstawieniu kandydata klientowi podejmuje zawsze człowiek.
14. Dane osób niepełnoletnich
Usługi Avant Group Sp. z o.o. skierowane są wyłącznie do osób pełnoletnich, pracodawców (przedsiębiorców) oraz kandydatów posiadających pełną zdolność do czynności prawnych. Nie zbieramy świadomie danych osób, które nie ukończyły 16. roku życia. W przypadku powzięcia informacji, że przetwarzamy dane osoby niepełnoletniej bez odpowiedniej zgody, dane te zostaną niezwłocznie usunięte.
15. Procedura realizacji praw
W celu skorzystania z przysługujących Państwu praw (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw, wycofanie zgody) prosimy o kontakt pod adresem e-mail kontakt@biuro-avant.pl lub pisemnie na adres siedziby spółki.
W zgłoszeniu prosimy o wskazanie:
- imienia i nazwiska oraz danych kontaktowych,
- rodzaju żądania (np. dostęp do danych, usunięcie, sprostowanie),
- w miarę możliwości, wskazania kontekstu przetwarzania (np. „udział w procesie rekrutacyjnym", „zapytanie z formularza kontaktowego").
Odpowiedzi udzielamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od otrzymania żądania. W szczególnie skomplikowanych przypadkach termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Państwa poinformujemy.
Informujemy, że w celu weryfikacji tożsamości osoby kierującej żądanie możemy prosić o podanie dodatkowych informacji umożliwiających jej jednoznaczne zidentyfikowanie.
16. Organ nadzorczy
Osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
Telefon: +48 22 531 03 00
Strona internetowa: uodo.gov.pl
17. Formularze kontaktowe i umawianie rozmów
Na Stronie udostępniamy możliwość umówienia rozmowy wstępnej za pośrednictwem zewnętrznego narzędzia (Calendly). W procesie umawiania rozmowy zbieramy: imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu oraz informacje o firmie i celu rozmowy. Dane te przetwarzamy w celu przygotowania i przeprowadzenia rozmowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz w naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Calendly LLC (dostawca narzędzia) działa jako odrębny administrator oraz jako podmiot przetwarzający w zakresie opisanym w umowie powierzenia. Szczegóły dostępne są w polityce prywatności Calendly: calendly.com/privacy.
18. Kandydaci, szczegółowe informacje
Jeżeli biorą Państwo udział w procesie rekrutacyjnym prowadzonym przez Avant Group Sp. z o.o., przekazywane nam dane (w szczególności CV, list motywacyjny, dane kontaktowe, informacje o doświadczeniu i oczekiwaniach) przetwarzamy w celu:
- kojarzenia Państwa profilu z ofertami pracy naszych klientów,
- kontaktu telefonicznego i e-mailowego w sprawie bieżących i przyszłych procesów rekrutacyjnych (na podstawie zgody),
- oceny kwalifikacji zawodowych i dopasowania do kultury organizacyjnej potencjalnego pracodawcy.
Przekazanie CV pracodawcy następuje wyłącznie po uzyskaniu Państwa wyraźnej zgody i po uprzednim zapoznaniu Państwa z ofertą.
Zgodę na udział w procesach rekrutacyjnych można w każdej chwili wycofać bez podania przyczyny, wystarczy wysłać wiadomość na adres kontakt@biuro-avant.pl.
19. Klienci, szczegółowe informacje
Jeżeli reprezentują Państwo podmiot korzystający z naszych usług rekrutacyjnych, przetwarzamy dane osób kontaktowych (imię, nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe, firmowy adres e-mail i telefon) oraz dane niezbędne do realizacji umowy. Podstawą prawną jest:
- wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
- wypełnienie obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych i księgowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
- prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
20. Zmiany polityki prywatności
Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej polityki prywatności w związku ze zmianami przepisów prawa, zmianami sposobu przetwarzania danych lub wdrażaniem nowych narzędzi i usług. O istotnych zmianach poinformujemy na niniejszej stronie internetowej lub drogą e-mailową w stosunku do osób, z którymi pozostajemy w regularnym kontakcie. Data ostatniej aktualizacji podana jest na końcu dokumentu.
21. Kontakt w sprawach ochrony danych
W razie pytań dotyczących niniejszej polityki prywatności lub sposobu przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt:
Avant Group Sp. z o.o.
ul. Grójecka 194/U3
02-390 Warszawa
E-mail: kontakt@biuro-avant.pl
Odpowiadamy w ciągu maksymalnie 30 dni od otrzymania zapytania, a w sprawach dotyczących realizacji praw osób, których dane dotyczą, w terminach przewidzianych w RODO (zob. punkt 15).